Umweltschutz ist in aller Munde und dass wir jetzt handeln müssen, um unsere Umwelt zu schonen und zu retten, steht außer Frage. Jeder einzelne hat die Möglichkeit seinen Teil dazu beizutragen, egal ob mit kleinen oder auch größeren Anpassungen des Alltags. Auch Unternehmen können Arbeitsabläufe, Wareneinkauf oder den Büroalltag nachhaltig umstellen. Ein Beispiel hierfür ist, den Konsum von Papier so weit wie möglich einzuschränken.
Kein Papier für mehr Nachhaltigkeit
Die Verwendung von Papier, um sich Notizen zu machen, dem Arbeitskollegen eine Nachricht zu hinterlassen, Akten mit Kundendaten anzulegen oder Rechnungen auszudrucken gehört schon lange zum Büroalltag. Bis vor kurzem hat man dabei keinen Gedanken daran verschwendet, dass die Herstellung von Papier der Umwelt enorm schadet. Es ist nicht nur Fakt, dass unzählige Bäume gefällt werden müssen, die Jahrzehnte brauchen, um wieder ihre Größe zu erreichen, sondern auch der CO²-Ausstoß, der bei Produktion und für den Transportweg des Papieres erzeugt wird, ist äußerst belastend für die Umwelt. Gerade im heutigen digitalen Zeitalter bietet es sich daher an, aus seinem Büro ein papierloses Büro zu machen.
Papierersatz fürs papierlose Büro
Die Umstrukturierung zum papierlosem Büro erscheint anfangs etwas aufwändiger, aber schnell werden neue Prozesse und Arbeitsabläufe zur Gewohnheit und hier und da sogar schneller als zuvor. Die digitale Welt bietet unzählige Möglichkeiten und Programme, die einem die papierlose Arbeit enorm erleichtern und Abläufe sogar verbessern.
Notizen und Arbeitsaufträge online pflegen
Mithilfe von beispielsweise Ticket-Plattformen kann man seine Notizen und auch Arbeitsaufträge online ablegen, speichern und auf dem aktuellen Stand halten. Je nach Menge, kann man für Notizen oder Ablaufpläne auch die gängigen Office Programme wie Microsoft OneNote verwenden.
Digitale Kundendatenbank
Auch für das Anlegen von Kundendaten gibt es verschiedenste off- sowie online Programme. Mit diesen lassen sich in der Regel sogar Angebote, Aufträge und Rechnungen ohne großen Aufwand erstellen und herunterladen.
Kurze Infos im Unternehmens-Chat austauschen
Verschiedene Programme bieten einen internen Chat an, den die Mitarbeiter eines Unternehmens oder auch übergreifend nutzen können, um sich kurz und unkompliziert austauschen zu können. Hierbei entfallen beispielsweise die Wege ins nächste Büro, um seinem Mitarbeiter einen Zettel zu hinterlassen, dass jemand für ihn angerufen hat. Auch eine kurze Nachricht per E-Mail wäre hier möglich. Das erspart Zeit und hält die Kommunikationswege kurz.
Termine im digitalen Kalender eintragen und teilen
In virtuellen Kalendern lassen sich nicht nur die eigenen Termine eintragen und hierfür eine Erinnerungsfunktion aktivieren. Auch seinen Mitarbeitern kann man Termine hinterlegen und seine eigenen mit ihnen teilen. So hat man seine Termine immer im Überblick und man verpasst keine wichtige Deadline mehr.
Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen schnell via E-Mail versenden
Das Versenden von Dokumenten wie Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen dauert im Gegensatz zum herkömmlichen Postweg nur Sekunden. Auch hierbei agiert man nachhaltig in vielerlei Hinsicht, wenn man neben dem nicht genutzten Papier noch den nicht in Anspruch genommenen Transportweg der Post berücksichtigt.
Präsentationen vorstellen mit Power Point
Auch sehr umweltfreundlich ist das Präsentieren der nächsten Kampagne zum Beispiel mit Microsoft Power Point. Unter Umständen benötigt man bei fehlerhaften Folien oder wenn man seine Strategie im letzten Moment ändert mehr Papier oder auch umweltschädliche Plastikfolien als geplant. Bei einer digitalen Präsentation kann man jederzeit Anpassungen vornehmen und muss kein Papier verschwenden.
Der Vorteil von Online Programmen
Der große Vorteil der Nutzung von Online Tools ist neben der Nachhaltigkeit, dass man von überall Zugriff hat. Ob beim auswärtigem Meeting, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise, wichtige Informationen, die man vielleicht plötzlich benötigt, lassen sich jederzeit abrufen, was äußerst praktisch sein kann. Die Grundvoraussetzung ist natürlich eine Internetverbindung, die in Form von WLAN und Mobilfunk mittlerweile überall vorhanden ist.
